会議／報告_第 5 回 「社内会議の設定」Arranging an internal meeting

同僚と社内会議の日程を相談するときのやりとりです。

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TOEIC presents English Upgrader 5th Series
第 5 回 「社内会議の設定」Arranging an internal meeting

社内会議の設定

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Dialogue
Katie: Hello Kevin, it’s Katie. Are you free to talk now?
Kevin: Of course Katie, what’s up?
Katie: It’s about the next Energy Expo at Silver Creek Convention Center we
are hosting this summer. I’d like to hold a meeting with the sales team to
roughly discuss the lay-out of the venue and the allocation of booths to give
some shape to our idea of the show’s outlook.
Kevin: That’s a good idea. Now that we have signed up about half of our
potential exhibitors, It’s better to establish a shared vision within the sales team
in advance, otherwise we might end up having conflicts in the proposals we
decide to make to our clients in the future.
Katie: So what about the afternoon of January 10th? I need to give our proposal
to Smith and O’hara Energies on the 18th so I’d prefer it around that time.
Kevin: You got hold of S&O (Smith and O’hara Energies)? Wow, that’s big
game!
Katie: Yes I did. Actually our sales manager, Mark, whose wife knows the
secretary of the president of S&O, managed to set up an appointment for me!
Talk about knowing the right people! That’s why I want to take all possible
measures. As far as I know the president had heard about the popularity of the
Energy Expo and has already made up his mind to exhibit. If S&O, the company
at the front line of biofuel development participates, it could give prestige to the
expo and highlight our strength in “Alternative Energy”.
Kevin: How many booths will they be booking, if they decide to participate?
Katie: That's just the point. They’re considering making islands, or in other
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words, grouping their booths, so I want to give them a few options with the
layout.
Kevin: I see. Well, I’m available on the 10th for that sales meeting.
Katie: Great. Since there are 13 of us on the sales team, I’ll book room B, the
larger meeting room, for 3 o’clock. When I get hold of the room I’ll send you all
an email requesting confirmation of attendance. Also, S&O may want to know
who is exhibiting among their competitors, so could you make a list of the
confirmed exhibitors and possible exhibitors in the biofuel-related industry, as
well as the raw material manufacturers by the our meeting? I’d like to have it
ready when I visit them in case they need some encouragement before saying
yes!
Kevin: Not a problem.
フレーズ：
~をある程度まとめる:give some shape to~
共通のビジョン：shared vision
最終的に～することになる:end up ~ing
アポイントメントを取り付ける: set up an appointment
だれだれに連絡する、~を手に入れる：get hold of～
大事（おおごと）、重要なもの：big game
まさに~とはこのことだ：Talk about~
万全の策を取る、万全を期す: take all possible measures
最前線の、最先端の：at the front line
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箔をつける: give prestige
そこが肝心なところなんです。：That's just the point.
バイオ燃料関連の：biofuel-related
日本語訳
Katie: もしもしケヴィン、ケイティです。今、話す時間ある？
Kevin: もちろんだよ、ケイティ。なんだい？
Katie: この夏わが社がシルバークリーク コンベンションセンターで主催するエネル
ギー・エキスポの件なの。展示会の展望についてある程度認識をまとめておくために、
営業チームでミーティングをして、会場のレイアウトやブースの配置についておおまか
に話し合っておきたいのだけど。
Kevin: それはいいアイディアだね。すでに予定の半分以上契約が決まっているから。
事前に営業チームで共通のビジョンを持っていないと、結果的にこれからクライアント
に示す提案に矛盾が生じかねないからね。
Katie: そこで、１月１0 日の午後はどうかしら？ 18 日にスミス・アンド・オハラ エネ
ルギーズ社に提案を持っていくことになっているので、そのあたりがいいの。
Kevin: S&O 社と連絡がとれたの？それはすごいね！
Katie: そうなのよ。営業部長のマークの奥さんが S&O 社の社長秘書を知っていて、
その人が私のためにアポを取り付けてくれたの。まさに人脈の力は大きいわよね。だ
から万全を期して臨みたいのよ。わたしの知る限りでは社長はエネルギー・エキスポ
の人気を聞いていて、すでに出展を決めているとのことらしいの。バイオ燃料開発の
最先端を行く S&O 社が出展してくれれば展示会に箔が付くし、代替燃料を目玉とし
て前面に打ち出すことができるわ。
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Kevin: もし出展を決めたら彼らは何ブースくらい使う予定なの？
Katie: そこが肝心なのよ。彼らは自分たちで島ブースを作る、つまりいくつかのブー
スをまとめようと考えているから、レイアウトについて複数のオプションを提示したいと
思って。
Kevin: なるほどね。10 日の営業会議、僕は大丈夫だよ。
Katie: 良かったわ。営業チームは全員で１３人だから 3 時から大きい方のＢ会議室
を押さえておくわね。部屋がとれたらみんなに出欠確認のメールを送ります。あと、
S&O 社がどの同業者が出展するか知りたがるかもしれないから、会議までに、バイ
オ燃料関係の企業と原料メーカーで既に出展がきまった企業と出展を検討している
企業のリストアップをお願いできるかしら。 訪問するときまでに用意しておいて、もし
彼らがすぐに YES と言わない場合に背中を押す材料にしたいの。
Kevin: 喜んで。